意外と難しい議事録の書き方

議事録を書くことは学生団体に所属していると担当することがあります。
とりあえず話題に出てきたことは何でも書いておけばいいと思う人もいますが、それは正しいことではありません。

議事録は単純な記録係だと思われがちですが、意外と難しくミーティングの質を決める大切なものです。
議事録を担当することになった時に困らないように議事録の書き方を知っておきましょう。

まとめる

議事録を書く際には「要は」という言葉でまとめていくことがポイントです。
今回の話し合いでは何が大切だったのか何が決まったのか、次は何を話すのか、という話のポイントとなることをわかりやすくまとめることが求められます。
そこで、どこがポイントになるのかをすぐに確認できるようにこれらのポイントをわかりやすくすることが大切です。

今日決めること、決定事項、次回までの課題、といった項目がすぐにわかりやすいフォーマットを作成しておく方法もあります。
それ以外にも議事録の内容に印をつけて大切なことがすぐにわかるようにするというのも有効です。
ただ、印がつきすぎるとみにくくなってしまいますし、人によって印が変わるとわかりにくいので、印をつけるよりもフォーマットとして仕上げる方がわかりやすくなります。

発言以外も記録をする

議事録を作成するときにはどうしても話の内容を記録することにばかり目が行きがちです。
しかし、発言以外のことも残しておくと後から役立つことがあります。

例えば、誰がどの発言をしたのか、とか説明の際に使われた図やイラストを残すとかということはとても有効です。
ミーティングの内容が文字だけで残るよりはわかりやすいですし、あとから見返しても思い出しやすくなります。

意見と事実はかき分ける

議事録を作成する際、なんでも発言は残そうとしてしまいがちですが、実際にはなかなかうまくいきません。
そこでキーワードを使ったり、話の内容を要約したりして書かれることも多いです。
しかし、そうするとキーワードや要約した内容がその人の発言内容そのままなのか議事録を作成した人の意見が入ったものなのかが変わってきてしまいます。
そこで、読む人によって解釈が違ったりとらえ方が違ったりすることが無いよう、きちんと事実と個人的見解を分けて書くようにすることが大切です。

議事録を作成する際には人によって書く内容が変わってしまうことがあります。
そこで、自分自身がコツを身につけるとともに誰でも同じような形で議事録が書けるように皆が議事録を作成するときに使える共通のフォーマットを作成しておくことがおすすめです。