物品協賛の依頼メールに含めるべき内容

イベントの開催に伴って企業に物品協賛を求める場合、事前に担当者と丁寧な打ち合わせをする必要があります。
企業にとってもメリットがあることや、団体への理解を深めてもらい社会貢献の一つとして協賛をしたいと思ってもらえるような内容にすることがポイントです。
企業も日々の業務で忙しいので、丁寧にしつつもしっかりと伝えるべきことを伝え、スムーズにやり取りができるようにしなければなりません。

そこで、依頼メールにはこちらからお願いしたいことや、企業が知りたいことをきちんと含めるようにしましょう。
まず、題名と挨拶をビジネスマナーに沿って記載します。
企業としてもいきなり物品協賛を求められてもびっくりしますので、用件や差出人、メールの目的がすぐに分かるような内容にします。

そして、物品協賛依頼の本論を記します。
どんなアイテムを協賛してほしいのか、どのくらいの数量なのかといった具体的な内容にすることで、面倒な打ち合わせを繰り返さずに済みます。
さらに、協賛してくれた見返りもしくはお礼について明確にします。
企業紹介をどの媒体でするかなどを書くわけです。

その上で、協賛してくれるアイテムの配送方法や受け取り方についての説明をします。
どこにどのような形での配送を望むのか、いつまでに送ってほしいのかという情報を記します。
せっかく協賛してくれるとしても、納品が遅れてしまうと意味がありませんので、事前に団体内で打ち合わせをして受け取り方を考えておくことが大事です。

そして、協賛をしてもらえるかどうかの申込み方法を記入します。
最後に、物品協賛の責任者の氏名や連絡先を記載します。

各項目の詳細と注意点

冒頭の挨拶では、相手先の企業名と自分たちの団体名を記載してから、時候の挨拶とイベント開催のお知らせ、それに伴う協賛の依頼を書きます。
企業相手ですので、砕けた印象にならないように丁寧な文体とすることが大事です。

協賛してもらいたいアイテムは事前に団体側で決めておき、この商品を何点いただきたいということを明確にします。
その際には、いくつかの選択肢を設けておき、企業側に選んでもらうことも可能です。
特にアイテムの指定がなければ、企業が提供できるアイテムの中から自由に選んでもらえます。
その際には、来場者に配布するものとか、景品に使うものといった感じで用途を伝えると選びやすくなります。

お礼として、団体のサイトやポスターに記載するとか、イベントで司会進行役が企業名を挙げて紹介する、チラシに印刷するといった形があります。
どのような形での紹介をすれば良いのか尋ねる文も入れておくと良いです。
納品方法は納品場所や期日を明確にしましょう。
申し込みについては、必要に応じて申し込みフォームを別途作って、そのリンクをメールの中に貼ることもできます。